Rendición de gastos de choferes con foto de boleta

¿Cómo rinde un chofer un gasto desde el celular?

El chofer abre la app del conductor de RutaOps, la misma que usa para las entregas, y entra a Gastos. Elige la categoría, escribe el monto y la fecha, selecciona el vehículo y saca la foto de la boleta. No necesita bajar nada de una tienda: la app es una PWA que se instala desde el navegador del teléfono.

El gasto queda en borrador hasta que lo envía, así puede completarlo con calma al final del turno. Al enviarlo pasa a la bandeja de aprobación de tu empresa.

• Categoría: combustible, peajes, viáticos (desayuno, almuerzo, cena y alojamiento), estacionamiento, insumos o las que tu empresa defina.
• Monto, fecha del gasto y vehículo asociado.
• Foto de la boleta y número de documento cuando la categoría lo exige.
• Nota libre para dar contexto.

Control de viáticos de transporte sin planillas ni boletas perdidas

En una flota los viáticos se pierden fácil: un almuerzo sin boleta, un peaje anotado en un papel. Con RutaOps cada gasto nace con foto, fecha, monto y vehículo en el momento en que ocurre.

Tú defines las categorías en Configuración y, para cada una, qué campos son obligatorios: foto, documento, monto, vehículo o nota. Si el combustible siempre exige boleta y patente, el chofer no podrá enviar la rendición sin esos datos.

Para los traslados que se pagan por distancia existe el gasto por kilómetro: el chofer ingresa los kilómetros recorridos y el sistema calcula el monto con la tarifa CLP/km que configuraste. Así no hay montos digitados a mano.

¿Cómo se aprueba o rechaza una rendición?

Cuando un chofer envía un gasto, los administradores marcados como aprobadores reciben un correo con acceso directo a esa rendición. Desde ahí, o desde el panel, revisan la foto y aprueban o rechazan con un comentario.

Si un gasto se rechaza, el chofer lo corrige y lo reenvía desde la misma app: puede cambiar categoría, monto, fecha o foto sin crearlo de nuevo. Cada rendición pasa por estados claros.

• Borrador: el chofer lo está completando y todavía no lo envía.
• Enviado: pendiente de revisión por un aprobador.
• Aprobado o rechazado: con el nombre de quien revisó y el motivo del rechazo.
• Reembolsado: la empresa ya devolvió el dinero al chofer.

Exporta a Excel o genera la rendición formal en PDF

Al cierre del mes filtras los gastos por chofer, estado, categoría o fecha y los exportas a Excel. Si necesitas un documento para firmar, RutaOps genera una rendición formal en PDF con el logo de tu empresa, la tabla de gastos, el total y las líneas de firma.

Los exportes a Excel y PDF forman parte del plan Pro. En los planes Gratis y Básico igual tienes el flujo completo de captura, aprobación y reembolso.

Tú decides qué choferes rinden gastos

Puedes apagar la rendición para los choferes a nivel de empresa, y el módulo desaparece de la app del conductor. O puedes habilitarla solo para algunos, por ejemplo los que hacen viajes interurbanos.

Como RutaOps es multiempresa, los gastos de tu empresa quedan aislados de los de cualquier otra. Solo tus administradores y tus choferes ven tus rendiciones.

Cómo partir con la app de rendición de gastos para conductores

Crea tu cuenta gratis en https://www.rutaops.com/registro, sin tarjeta. El plan Gratis incluye 1 vehículo, 10 envíos y 10 rendiciones al mes con la plataforma completa, para siempre.

Cuando necesites más, el plan Básico cuesta $4.990 por vehículo al mes (hasta 3 vehículos) y el Pro $7.990 por vehículo al mes, con vehículos ilimitados y exportación a Excel y PDF. Son precios de lanzamiento con IVA incluido, pago con Mercado Pago y sin permanencia. Si tienes dudas, escribe a contacto@rutaops.com o al WhatsApp +56 9 8253 9057.

• Agrega tus choferes y vehículos y marca quiénes pueden rendir.
• Define en Configuración los aprobadores, las categorías y la tarifa por kilómetro.
• Pídele a cada chofer que instale la app desde el navegador de su celular.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la rendición de gastos de choferes en RutaOps?

Es el módulo con el que los conductores de una flota registran sus gastos de ruta (combustible, peajes, viáticos y otros) desde la app del conductor de RutaOps, con foto de la boleta, monto, fecha y vehículo. Un administrador aprueba o rechaza cada gasto y la empresa lo marca como reembolsado cuando devuelve el dinero.

¿El chofer necesita descargar una app de la tienda para rendir gastos?

No. La app del conductor de RutaOps es una aplicación web progresiva (PWA) que se instala desde el navegador del celular, sin pasar por una tienda de aplicaciones. Es la misma app con la que el chofer hace sus entregas.

¿Qué pasa si un gasto es rechazado?

En RutaOps un gasto rechazado no se pierde ni hay que crearlo de nuevo. El chofer ve el motivo del rechazo, corrige lo que corresponda (categoría, monto, fecha, foto o nota) y lo reenvía desde la misma app.

¿Se pueden exportar las rendiciones a Excel o PDF?

Sí. En RutaOps puedes filtrar los gastos por chofer, estado, categoría o fecha y exportarlos a Excel, o generar una rendición formal en PDF con logo, tabla de gastos, total y líneas de firma. Estos exportes están incluidos en el plan Pro.

¿Cuánto cuesta usar la rendición de gastos de RutaOps?

El plan Gratis de RutaOps incluye 10 rendiciones de gastos al mes, con 1 vehículo y 10 envíos mensuales, sin tarjeta y para siempre. Los planes Básico ($4.990 por vehículo al mes, hasta 3 vehículos) y Pro ($7.990 por vehículo al mes, vehículos ilimitados) son precios de lanzamiento con IVA incluido, se pagan con Mercado Pago y no tienen permanencia.